Генератор на справки

2. Генератор

2.1. Описание

Генераторът на справки е мощен модул за анализ и отчетност, който позволява създаване на персонализирани справки чрез избор на колони, условия, групиране и подредба. Той обединява всички данни на хотела в лесен за работа инструмент и дава възможност информацията да се изнася и споделя в удобни формати.

• Основни панели и техните функции:

Ляв панел – списък със справки

• Показва готови шаблони (например: „Заети стаи по резервации“, „Очакван приход по резервации“, „Изхранване“, „Продажби по услуги“ и др.).
• Изборът на справка зарежда съответните налични колони и условия.

Среден панел – колони и условия

• Колони – всички възможни полета, които могат да влязат в справката.
• Потребителят маркира с отметка кои иска да се покажат.
• Пример: От дата, До дата, Резервация №, Име, Брой гости, Приход нощувки, Общ баланс.
• Условия – задават се филтри (например „От дата = 29.08.2025“, „До дата = 29.08.2025“). Може да има няколко условия едновременно.

Десен панел – групиране и подредба

• Групиране – позволява да се групират резултатите по избрана колона (примерно по договор или по тип стая).
• Подредба – задава реда на сортиране (напр. по дата, по номер на резервация).

️ Десни бутони (операции)

Запиши в базата – съхранява текущата конфигурация на справката, за да може да се ползва отново.

Зареди от базата – извиква вече съхранена справка.

️ Изчисти – нулира текущата конфигурация.

❌ Спри – прекратява текущото зареждане/генериране.

Справка – генерира избраната справка с текущите колони и условия.

Горни бутони за експорт и печат

Експорт (.xls) – Excel файл.

Експорт (.csv) – CSV файл.

️ Печат – директен печат на справката.

• Как се работи – примерен процес
• Избираш справка от лявото меню (например „Очакван приход по резервации“).
• Отбелязваш кои колони да се покажат (напр. Резервация №, Име, Приход нощувки, Общ баланс).
• Задаваш условия (напр. От дата = 01.09.2025, До дата = 30.09.2025).
• По желание правиш групиране (например по договор) и подредба (например по дата).
• Натискаш „Справка“ – на екрана се визуализират данните.
• При нужда ги експортираш в Excel/PDF или принтираш.
• Ако искаш същата справка да ползваш редовно – записваш я в базата.

2.2. Видове справки

Аванси / депозити

Справката показва всички внесени аванси и депозити от клиенти или партньори, както и тяхното усвояване. Използва се за контрол на получените предварителни плащания и тяхното прилагане към реални хотелски сметки и фактури.

Основни колони:

• Дата – датата на внасяне/начисление на аванса.
• Месец – отчетен месец и година.
• Начислен с документ – тип документ, с който е осчетоводен авансът (напр. хотелска сметка).
• Номер док. начисление – номер на документа.
• Партньор – клиент или фирма, за които е внесен депозитът.
• Сума на аванса – първоначалната внесена сума.
• Усвоени – използвана част от аванса.
• Оставащи – неизползвана сума.
• Използван в сметки/фактури/прехвърляния – информация къде точно е приложен авансът.
• Рез. номер – резервацията, към която е свързан депозитът.
• Пристигане/Напускане – период на престоя.
• Аванс на – предназначение (обикновено „Резервация“).
• Аванс от – лицето, което е внесло аванса.
• Съставил – служителят, въвел операцията.
• Създадена – дата на създаване на записа.

Обобщения:
В долния ред се виждат сборове за:

• Общо сума на авансите
• Общо усвоени суми
• Оставащ баланс

Заети стаи по резервации ️

Справката показва всички резервации за конкретна дата, за които вече са заети стаи или се очаква настаняване. Използва се от рецепция и мениджмънт за бърз преглед кои гости и групи ще пристигнат, в кои стаи са разпределени и по какви договори.

Основни колони:

• Пристигане – дата на пристигане според резервацията.
• Име – име на госта или групата.
• Хора – брой възрастни / брой деца / общо брой гости.
• Изхранване – тип бординг план (напр. HB – полупансион).
• Типове стаи – категорията на резервираната стая (напр. STUDIO, DBL, APP).
• Номера стаи – конкретен номер на стая, в която е настанен/ще бъде настанен гостът.
• Бележка – свободен текст с допълнителна информация (напр. „Кошара“, „2 възрастни и 2 деца“).
• Договор – канал или договор за резервация (напр. Booking, TUI и др.).
• Наст/Очак – статус: дали гостът вече е настанен или е очакван.

Обобщения:
В долния ред се показват общи стойности:

• Брой възрастни
• Брой деца

Общо гости

Заетост на стаи за период

Справката дава обобщена информация за заетостта на хотелските стаи по типове и сгради за избран период. Използва се за анализ на натовареността, планиране на капацитета и контрол на средните цени.

Основни колони:

• Тип стая – категория на стаята (напр. APP DV, STUDIO, DBL).
• Заети стаи – колко стаи от този тип са заети в периода.
• Свободни стаи – колко стаи остават свободни.
• Процент заетост (%) – дялът на заетите стаи спрямо общия брой.
• Нощувки – общ брой нощувки, реализирани за типа стая.
• Брой гости – общ брой гости, отседнали в стаите от този тип.
• Бр. стаи – общ брой стаи от дадения тип в хотела.
• Сграда – в коя сграда се намират стаите.
• Средна цена – средната цена на нощувка за съответния тип стая.
• Заети стаи при 1/2/3/4 гости – разпределение на заетостта според броя гости в стаята.
• Средна цена при 1/2/3/4 гости – изчислена средна цена според броя на настанените гости.

Обобщения:
В долния ред системата изчислява общи стойности:

• Общо заети/свободни стаи
• Среден процент заетост
• Общ брой нощувки и гости

Издадени сметки и фактури

Справката показва всички издадени сметки и фактури за избран период, с детайлна информация за стойности, ДДС, партньори и резервации. Използва се за отчетност, контрол и проверка на фактурирани приходи, както и за връзка с финансово-счетоводни системи.

Основни колони (част от тях):

• С-ка No – номер на сметката или фактурата.
• Дата от/до – периодът, за който е издадена сметката.
• Номер – вътрешен номер на документа.
• Сума без ДДС / със ДДС – стойности на документа преди и след начисляване на ДДС.
• ДДС 9%, ДДС 20% – разбивка по различните ставки на ДДС.
• В броя сметка / карта / друго – информация за начина на плащане.
• Общо – крайната сума по документа.
• Клиент, ЕИК – на кого е издадена фактурата (фирма или физическо лице).
• Съставил – служителят, който е издал документа.
• Фискал – дали документът е фискализиран.
• Основание за пускане – резервация или друг източник.
• Рез. номер – номер на резервацията, към която е свързан документът.
• Док. тип – тип документ (сметка, фактура).
• Ваучер / Анулиран / Приспаднат – статуси и отметки за допълнителни операции.
• Обща сума – крайна стойност на документа.

Изхранване ️

Справката показва разпределението на храненията (изхранването) за всички гости по резервации и стаи за дадена дата. Използва се основно от ресторант/кухня за планиране на закуски, обяди и вечери според настанените гости и избраните бординг планове (RO, BB, HB, FB и др.).

Основни колони:

• Дата – датата, за която се отнася изхранването.
• Стая – номер на стаята на госта.
• Д – брой гости за закуска (Breakfast).
• О – брой гости за обяд (Lunch).
• В – брой гости за вечеря (Dinner).
• Зак. – допълнителни или извънредни закуски.
• Об. – допълнителни или извънредни обяди.
• Веч. – допълнителни или извънредни вечери.
• Борд. план – бординг план на резервацията (RO – без храна, BB – само закуска, HB – закуска и вечеря, FB – закуска, обяд и вечеря).
• Резервация – име на резервацията (гост или група).

Обобщения:
В долния ред се виждат суми:

• Общо стаи, в които има изхранване,
• Общо брой закуски, обяди и вечери за деня.

Начислени (регистрирани) услуги ️

Справката показва всички начислени услуги (хранене, допълнителни услуги, екстри) по стаи и резервации за избран период. Използва се за контрол и отчет на вече регистрирани услуги към гостите – какво е начислено, за колко деца и възрастни, и по какъв бординг план.

Основни колони:

• Дата – дата на начислената услуга.
• Стая – номер на стаята, за която е отчетена услугата.
• Деца – брой услуги начислени за деца.
• Закуска / Обяд / Вечеря – брой начислени хранения по вид.
• Борд. план – бординг план, по който е начислена услугата (RO, BB, HB, FB и др.).
• Резервация – име на резервацията (гост или група).

Обобщения:
В долната част на справката се обобщават:

• Общо начислени закуски, обяди и вечери за деня.
• Общо услуги по бординг план.

Отчет аванси по месеци

• Справката показва движение на всички аванси (внасяне, усвояване, възстановяване, прехвърляне) по месеци. Тя е създадена с цел да се проследяват както първоначалните аванси, така и всички последващи операции, извършени с тях. Справката е направена така, че колоните да се попълват спрямо операцията, т.е. колоните за внасяне на аванс няма да се попълват при усвояване.

Пример: Аванс 284 е внесен на 20.04.2025 – справката е пусната за месец август, но тъй като аванса е усвоен на 3ти август, справката изобразява и операцията по внасяне на аванса, за да се проследи историята му.

Основни принципи:

1. При клик на бутон справка е включено дефолтно подреждане по номер на аванс
   • Всички операции се обвързват с конкретен номер на аванс.
   • Подреждането в справката е по този номер – т.е. първо се вижда първоначалното внасяне, а след това поред всички действия, свързани със същия аванс.
     ЗАБЕЛЕЖКА: ако направите подредба по някоя друга колона, програмата взема предвид ръчно избраната подредба от вас и не отразява дефолтната подредба по номер на аванс – т.е. Разбъркват се номерата на авансите и се подреждат по която колона сте кликнали, например по дата, сума итн.
   • По този начин може да се проследи целият „живот“ на един аванс – от внасянето му до неговото усвояване, прехвърляне или възстановяване.
   • Помощна колона за проследяване на „живота на аванса“ е последната „Използван в сметки, фактури, трансфери“ – там се отразява номер на документ, дата и сума, а ако е трансфер показва КЪМ коя резервация е трансфериран.
   • Ако аванса има остатък СЛЕД КРАЙНАТА ДАТА посочена във филтрите на справката – се попълва колона „Остатък след крайна дата“
2. Операции и наименования в редовете
   • Внасяне – първоначалното постъпване на аванс.
   • Внасяне трансфер – ако авансът е получен чрез прехвърляне от друг аванс, а не като ново плащане.
     ЗАБЕЛЕЖКА: за операция „Внасяне-трансфер“ – в колона „Аванс ОТ“ се отразява към кого е прехвърления авант – тоест от коя резервация е в текущ момент (затова колоната е наименувана „аванс от“, заради другите операции, в които се отразава от коя резервация е аванса)
   • Усвоен – когато авансът е използван за покриване на задължения (сметки, фактури).
   • Прехвърлен – ако част или целият аванс е прехвърлен към друг аванс. В справката остава видим първоначалният ред „Внесен …“, а под него следва нов ред „Прехвърлен …“. В колона „Използван в сметки, фактури, трансфери“ може да разберете към коя резервация е прехвърлен.
   • Възстановен – когато авансът е върнат обратно на клиента. Отново остава връзката с първоначалния ред „Внесен …“, следван от ред „Възстановен …“. При възстановяване на аванс получаваме Сторно хотелска сметка или кредитно известие, съответно ако е пусната фактура.

Очакван приход по резервации

Справката показва прогнозен (очакван) приход от резервации за даден период, разпределен по договори/канали за продажба. Използва се от мениджмънта за планиране на бъдещи приходи и контрол на натоварването по договори (Booking, TUI, директни резервации и др.).

Основни колони:

• От дата / До дата – периодът, за който е изчислен очакваният приход.
• Договор – договор или канал, през който е направена резервацията (напр. Booking, директни договори, туроператор).
• Приход нощувки – прогнозен приход само от нощувки.
• Общ баланс – очакван общ приход по резервации за периода.

Обобщения:
В долния ред се събират:

• Общо прогнозен приход от нощувки.
• Общ баланс по всички договори.

Плащания – хотелски

Справката показва всички плащания, направени по хотелски сметки и резервации за избран период. Използва се за контрол на постъпленията по различни начини на плащане (в брой, с карта, по банков път), за връзка с резервации и проверка на осчетоводяването.

Основни колони:

• Дата плащане – реалната дата, на която е извършено плащането.
• Клиент – клиент или партньор, извършил плащането.
• Сума – внесена/изплатена сума.
• Тип плащане – начинът на плащане (в брой, с карта, по банков път, служебно и др.).
• Потребител – служителят, регистрирал плащането в системата.
• Коментар – допълнителна бележка (например „плащане по анулирана фактура“).
• Дата/час създаване – кога е въведено плащането в системата.
• Сметка/фактура – към кой документ е свързано плащането.
• Номер см/фак, Дата см/фак – номер и дата на документа.
• Сметка за – за какво е плащането (резервация, услуга и др.).
• Сметка инфо – допълнителна информация (име на госта или групата).
• Служебно въведени/извънсистемни – показва дали плащането е въведено служебно.

Обобщения:
В долния ред се сумира общо внесената сума за периода.

Приход от нощувки по дни

Справката показва дневния приход от нощувки, броя на заетите стаи, броя на гостите (възрастни и деца), както и средната цена на нощувка (ADR – Average Daily Rate). Използва се от управлението на хотела за анализ на заетостта и приходите по дни, проследяване на тенденции и планиране на бъдещи цени.

Основни колони:

• Дата – дата на нощувката.
• Брой стаи – колко стаи са заети в този ден.
• Брой възрастни – брой на настанените възрастни.
• Брой деца – брой на настанените деца.
• Приход – реализиран приход от нощувки за деня.
• Средна цена / ADR – средна цена на нощувка, изчислена като приход/брой стаи.

Обобщения:
В долния ред на справката се виждат:

• Общо брой заети стаи за периода.
• Общо брой възрастни и деца.
• Общ приход от нощувки.
• Средна ADR за целия период.

Продажби по услуги

Справката показва всички реализирани продажби на хотелски услуги (нощувки, аванси, екстри и др.), като дава детайлна разбивка по документи, резервации, гости и партньори. Използва се за контрол на продажбите, анализ на приходите и връзка със счетоводството.

Основни колони:

• Документ / Номер док. – документът, с който е осчетоводена услугата (сметка или фактура) и неговият номер.
• Дата – дата на услугата.
• Услуга – вид услуга (нощувка, аванс, друга услуга).
• Мярка – мерна единица (бр., нощувка, пакет).
• Рез. номер – номер на резервацията.
• Резервация – името на резервацията (гост или група).
• Стая – стая, в която е регистрирана услугата.
• Количество – брой услуги/нощувки.
• ДДС % – ставка на ДДС.
• Ед. цена – единична цена на услугата.
• ДДС сума – начислен ДДС за услугата.
• Ст-ст – стойност на услугата (без ДДС).
• Партньор – клиент/фирма, към която е осчетоводена.
• Съставил – служителят, регистрирал услугата.
• Анулирана – дали е анулирана (Да/Не).

Обобщения:
В долната част се показват общи суми за периода:

• Общо ДДС – начислен общ ДДС.
• Обща стойност – общ приход от услуги.

Продажби по услуги (разбито)

Справката показва реализираните продажби по услуги с пълна финансова разбивка – стойности без ДДС, начислен ДДС, себестойност, печалба и процент печалба. Тя е разширен вариант на стандартната справка „Продажби по услуги“ и се използва за детайлен анализ на рентабилността и финансовите резултати.

Основни колони:

• Документ / Номер док. – документът, с който е отчетена услугата (сметка/фактура).
• Дата – дата на услугата.
• Стока / Услуга – вид услуга (нощувка, аванс, допълнителна услуга).
• Търговска марка – ако е приложимо, продуктова или търговска марка.
• Рез. номер / Резервация – връзка с резервацията и името на госта.
• Стая – стая, в която е отчетена услугата.
• Количество – брой услуги/нощувки.
• ДДС % – ставка на ДДС.
• Ед. цена – единична цена с ДДС.
• Ед. цена без ДДС – изчислената цена без данък.
• Сума без ДДС – стойност без ДДС.
• Себестойност – себестойност на услугата (ако е въведена).
• Обща себестойност – сборна себестойност.
• Сума – обща продажна стойност с ДДС.
• Печалба стойност – печалба в абсолютна стойност.
• % печалба – печалба в процент.
• Партньор – клиент или партньор, към който е осчетоводено.
• Анулирана – дали е анулирана (Да/Не).

Обобщения:
В долния ред се показват:

• Общо сума без ДДС
• Общо сума с ДДС
• Обща печалба

Регистър гости за период ‍‍‍

Справката съдържа списък на всички гости, регистрирани в хотела за избран период, заедно с основна информация за техния престой. Използва се за вътрешна отчетност, справки към институции (например полиция, НСИ) и за анализ на посетителите по държави, възрастови групи и договори.

Основни колони:

• Гост – име на госта.
• Дата на прист./напуск. – период на престой.
• Стая / Номер нощувки – в коя стая е настанен и колко нощувки.
• Статус рез. – дали е настанен/напуснал.
• Номер резервация – референция към резервацията.
• Ценоразпис – тарифата, по която е калкулиран престоят.
• Паспорт / ЕГН / Дата на раждане – лични данни за госта.
• Държава / Адрес – националност и адрес.
• Договор – канал или договор, по който е направена резервацията (напр. Booking).
• Имейл – ако е въведен.
• Брой възрастни / деца / гости – брой настанени лица.
• Борд план – тип изхранване (HB, FB, RO и др.).
• Тип посетител – категория гост (например индивидуален, групов, туроператорски).

Обобщения:
В долния ред се виждат:

• Общо брой възрастни,
• Общо брой деца,
• Общ брой гости за периода.

Тези справки са основните готови шаблони, които всеки хотел може да използва директно. С помощта на генератора обаче, към всяка от тях може да се добавят колони, филтри, групиране и подредба за персонализиране.