Хотел

Създаване на РЕЗЕРВАЦИЯ

• БУТОН НОВА РЕЗЕРВАЦИЯ
• КАЛЕНДАР
• КАНАЛИ (Външни системи)

1. Резервация

1.1. Индивидуална резервация

1.1.1. Описание

В Хотел Инфинити „резервация“ е запис в системата, който съдържа информация за предварително заявено настаняване на един или повече гости в определен период, при конкретни условия – тип и номер на стая, тарифа (ценоразпис), бординг план и други параметри.

Резервациите могат да бъдат със статус:

• Непотвърдена – при създаване на резервация по подразбиране статуса е непотвърдена
• Потвърдена – чрез ръчно избиране
• Гарантиране – след като се извърши плащане
• Неактивна – автоматично, при импорт от сайт преди платен депозит
• Анулирана – автоматично при анулиране от бутон
• Настанена – автоматично при настаняване
• Напуснала – автоматично при напускане

Видимостта на статусите на резервацията в потребителския интерфейс (UI) се управлява от колоната CanSelectUser в таблицата H_ReservationStatus.

• CanSelectUser = True → статусът може да се избира и вижда от потребителите в UI (например при създаване или редакция на резервация).
• CanSelectUser = False → статусът е системен или автоматичен, не се показва в списъка за ръчен избор, но се визуализира в резервацията, когато е активен.

Пример:

• „Непотвърдена“, „Потвърдена“, „Гарантирана“ – True, видими за избор от оператор.
• „Неактивна“, „Анулирана“, „Настанена“, „Напуснала“ – False, не се избират ръчно, а се задават автоматично от системата при определени действия.

1.1.2. Операции

Създаване на резервация ➕

1. Създаване от бутон нова резервация

Извършва се от таб „Хотел“ чрез бутона „Нова резервация“.

• Задължителни полета, които трябва да бъдат попълнени:
  • Име на резервацията
  • Период (дата на настаняване и напускане)
  • Тип стая
  • Ценоразпис (Тарифа)

⚠️ ВАЖНО:

Ако искаме при зареждане на формата за нова резервация да се показва ценоразпис (тарифа) по подразбиране, това се настройва в Регистри по следния начин:

• Отваряме меню v_Registry в базата данни. Намираме и редактираме регистър

156

Hotel.RackRateId

В полето стойност на този регистър въвеждаме ID номера на тарифата (ценоразписа) от таблица H_Rates, която искаме да се използва като основна по подразбиране.

При създаване на нова или групова резервация системата автоматично зарежда тази тарифа, но операторът може ръчно да я смени при нужда.

• Данни за резервацията
• Дати/период/статус
• Пристигане (дата и час)
• Дата на записване
• Нощувки
• Заминаване(дата и час)
• Статус на резервацията
• Номер резервация, номер от канал и резервация от се попълват автоматично от системата⚠️
• Контактна информация
• Име на резервация
• Телефон
• Фирма/Партньор
• Имейл
• Настаняване/тарифа
• Договор – ако има избран договор ценоразписа се взима от договора и няма как в формата да бъде променено
• Ценоразпис
• Изхранване
• Ваучер
• Сграда
• Тип стая
• Номер стая
• Гости – е физическо лице, регистрирано в резервация. Гостите са обвързани с резервацията и могат да бъдат основни или допълнителни. Всеки гост има уникален GuestId в системата.
• Възрастова група – Възрастен / Дете – задава възрастовата категория на госта. Полето се променя чрез бутон „Промени…“
• Лични данни – ЕГН, име, презиме, фамилия, пол, държава, рождена дата, адрес
• Тип документи – лична карта, номер на документа, валиден до, издаден от, издаден на
• Контактна информация – телефон, email
• Допълнителна информация – посещение (може да се избере група посещение и гостите ще се визуализират в номенклатурата “Група посещения” ), номер МПС

⚠️ ВАЖНО: Тези данни са необходими както за вътрешната отчетност на хотела, така и за задължителните експорти към ЕСТИ.

• Изхранване – в този раздел се показват бординг плановете (типовете изхранване) за всеки ден от периода на резервацията. От тук може да се преглеждат и редактират, като се задават или променят конкретни планове за избрани дни.
• Бутони:
• История – показва всички извършени действия по резервацията (създаване, редакции, анулиране и др.) и информация кой потребител ги е направил.
• Промени на гр. резервация ↻ – преобразува индивидуалната резервация в групова.
• Окото ️ – показва история на престоя
• Търсачка – след въвеждане на телефонен номер в полето, позволява търсене на вече съществуващи гости или резервации, свързани с този номер.
• Партньор – отваря формата за избор или създаване на партньор (напр. туроператор или фирма), който ще бъде свързан с резервацията.
• Изчисли цена – показва цена при натискане показва разбивка на цената на нощувките по дни. Така потребителят може да види точно как е формирана крайната сума и каква е стойността за всяка отделна нощ.

⚠️ Важни особености:

• Ако няма наличност от избрания тип стая или номер на стая, съответните полета се оцветяват в червен цвят.
• Ако ценоразписа или договора са неактивни също се осветяват в червен цвят.

2. Създаване на резервация от календар

Резервации от календар могат да се създават по два начина:

• С десен клик: Щраква се с десен бутон върху календара – върху реда на конкретна стая или в празна зона – и се избира опцията „Нова резервация“. Ако предварително е маркиран период или е кликнат върху конкретна стая, формата се отваря с попълнени дати и стая, като остава да се въведат данните за госта, тарифата и другите параметри.
• С провлачване (drag): Задържа се мишката от началната дата и се провлачва до крайната по реда на избраната стая. При пускане и кликане на десен бутон „Нова резервация“ отваря форма за резервация с вече зададени дати и стая, готова за попълване.

Резервациите могат да бъдат:

• Планирани – имат конкретна стая, виждат се в календара на реда за тази стая и я блокират, като участват в проверките за заетост.
• Непланирани – нямат конкретна стая, съдържат само тип стая и период, показват се в панел „Непланирани“ и не блокират стая, докато не бъдат назначени, отбелязва заетост само на една от съответния тип стаи.
• При редакция на непланирана резервация, може да ѝ се добави стая и да стане планирана.
• Планирането може да стане, като резервацията се провлачи върху желаната стая и с десен бутон се избере „Планирай тук“.

⚠️ Важно е стаята да е от същия тип като зададения в резервацията, за да се извърши планирането успешно.

• Възможно е да се добави визуално разграничение (различен цвят) между планирани и непланирани резервации.

Поведението на календара при създаване на резервации се управлява от v_Registry.

171

Hotel.MandatoryRoomSelect

Когато стойността е 0, непланираните резервации са разрешени и панелът „Непланирани“ е видим, като може да се записва резервация без избрана стая. Когато стойността е 1, е задължително да се избере конкретна стая преди запис и опциите за непланирани резервации са скрити.

3. Създаване от канали (външни системи)

Съдържа автоматично генерирана информация за резервацията (например данни от външна система, канал или въведена бележка).

ЗАБЕЛЕЖКА: Резервацията е нередактируемо, докато не бъде активирана ръчната редакция. ‼️

• Редакция
  • За да се редактира, се клика върху бутон „Редактирай“ .
  • След кликване на редактирай:
    • Спира автоматичното обновяване на съдържанието от външните системи.
    • Всички бъдещи промени в резервацията, получени от външната система (напр. канал), няма да презаписват това поле.
    • Изключение – актуализации за плащания и анулиране ще продължат да се прилагат.
• Външни системи, с които е възможна интеграция:
• Quendoo
  • HotelRunner
  • Booking Engine

⚠️ При анулиране е важно да се уверите, че състоянието е синхронизирано с външната система.

Настаняване на резервация

Настаняването в Хотел Инфинити се извършва чрез бутона „Настаняване“ във формата на резервацията или директно от календара, като се избере резервацията и се използва същият бутон в контекстното меню. При директно настаняване от календара може да се създаде и нова резервация, която веднага се настанява.

Ако резервацията няма избрана стая, системата не позволява настаняване – първо трябва да се планира конкретна стая от същия тип. ‼️

• Видове настанявания:
• Настаняване на очаквана резервация – стандартният процес, при който вече съществува резервация в статус преди настаняване (напр. Потвърдена, Гарантирана) и се преминава към „Настанена“.
• Директно настаняване – настаняване без предварително въведена резервация (създава се нова резервация от календара и веднага се маркира като настанена).
• Настаняване със задна дата – регулира се от регистър, който ограничава настаняването назад във времето до определен брой дни.

159

Hotel.LimitsBackdatedAccommodation

Ограничава настаняването със задна дата до определен брой дни назад

След настаняването данните за гостите

се прехвърлят и в справка ЕСТИ. ‼️

Преместване на резервация ‍➡️

Преместването на една резервация се извършва чрез бутона „Премести“ във формата на резервацията или директно от календара (drag & drop → десен клик „Премести тук“).

• Преместването може да е към същия тип или различен тип стая (според права/наличност).

Появява се съобщение: „Да се запази ли цената?“

• Запази цена – запазва текущите нощувни цени за оставащия престой (старите осчетоводени нощувки не се пипат).
• Преизчисли – прилага тарифата на новата стая от момента на преместването нататък.
• Системата разделя престоя на сегменти (стара/нова стая), пази история (кой, кога, от → до).

⚠️ При преместване старата резервация се запазва и се маркира автоматично като „Напуснала“, а системата създава нова резервация за оставащия престой в новата стая. В историята се пази информация кой и кога е извършил преместването, от коя в коя стая, както и дали е запазена или преизчислена цената. ‼️

Промяна оставащ престой ⏳

Бутонът „Оставащ престой“ се активира едва след като гостите са пренощували поне една нощувка.

Какво прави тази функция:

• Тя разделя резервацията на две части:
  1. Периодът преди натискането на бутона – остава непроменен и автоматично се маркира със статус „Напуснала“.
  2. Периодът след натискането на бутона – върху него могат да се правят промени (например смяна на стая, тарифа, бординг план и др.).

Защо е полезно:

• Така можем да запазим историята и условията за вече преминалия престой (например цените и услугите от първите дни), без да ги променяме.
• В същото време получаваме гъвкавост да коригираме оставащите дни според новите изисквания на госта.

Пример:
Гост е резервирал 7 нощувки. След третата нощувка иска да премине в апартамент и да смени бординг плана от закуска на all inclusive.

• Първите 3 нощувки остават със старите условия и са със статус „Напуснала“.
• Следващите 4 нощувки се водят нов период със съответните промени.

Напускане

Напускането се извършва от бутона „Напускане“ във формата на резервацията или директно от календара (десен клик → „Напускане“). При напускане системата проверява за отворени задължения и наличности в стаята.

• При платени задължения и края на престоя – напускането се извършва без пречки.
• При неплатени задължения – системата издава предупреждение; ако политиката на хотела позволява, напускането може да продължи.
• При аванс – приспада от сметката, но остатъка или целия аванс може да се върне на клиента, дори да има дължими суми.

В Хотел Инфинити не може да се извърши напускане предварително, ако датата на заминаване в резервацията е след текущата дата. ‼️

За да се извърши напускането, трябва:

• Или да се промени датата на заминаване на текущата дата (или по-ранна).
• Или да се изчака настъпването на датата на напускане.
• Тази защита предотвратява ситуации, в които системата би отчела гост като напуснал преди реалния край на престоя, без изрична корекция на периода.

След напускане стаята се отбелязва като свободна, резервацията преминава в статус „Напуснала“, а данните за гостите и престоя се актуализират и в справка ЕСТИ.

Потвърждение

Бутонът „Потвърждение“ сменя статуса на резервацията от „Непотвърдена“ на „Потвърдена“. Намира се във формата на резервацията и е активен само когато текущият статус е „Непотвърдена“.

• Ръчно потвърждение – при натискане статусът се сменя, а системата може да отвори прозорец за печат/изпращане на документ за потвърждение. В този момент може да се добави и забележка (например специални условия, коментари за клиента, вътрешни бележки).

След потвърждение резервацията се визуализира в календара с цвета, зададен за този статус, и се блокира като заета за съответния период.

Анулиране на резервация❌

Анулирането се извършва само чрез бутона „Анулиране“ във формата на резервацията. Не може да се избере ръчно статус „Анулирана“ от списъка, защото този статус не е достъпен за избор.

В Хотел Инфинити е позволено да се анулира резервация в първия ден на настаняването, но има условие – това може да стане само ако не е минала една нощувка. ‼️

• Анулиране на резервация – с аванс или сметка:
• Ако има внесен аванс
  При опит за анулиране системата изписва съобщение, че има неусвоени депозити. Трябва първо да се върне или прехвърли авансът (чрез сторно или прехвърляне), след което анулирането е позволено.‼️
• Ако няма аванс и няма платена сметка
  При анулиране системата просто занулява всички начисления и резервацията се маркира като „Анулирана“.
• Ако има платена сметка (може да има и прихванат аванс)
  Когато по резервацията има платена сметка и авансът вече е прихванат като плащане, това се счита за напълно или частично платена сметка. В този случай системата позволява анулиране на резервацията, но платената сума ще се визуализира като отрицателно салдо (минус).

Какво се случва при анулиране:

1. Статусът на резервацията се променя автоматично на „Анулирана“.
2. Стаята, ако е била планирана, се освобождава в календара и може да бъде резервирана за други гости.
3. Резервацията вече не участва в изчисляването на заетостта.
4. Ако има платена сума, тя се визуализира като отрицателно салдо (минус) в сметката, което означава, че клиентът има да получава обратно пари. За да се изчисти това салдо, е необходимо да се направи връщане/сторниране на плащането. След тази операция получаваме Сторно хотелска сметка или Кредитно известие (при фактура).
5. В историята на резервацията се записва кой потребител и кога е извършил анулирането.

⚠️Обърнете внимание:

В Хотел Инфинити анулирането на сметка и на резервация са различни операции.

• Анулиране на резервация – сменя статуса на „Анулирана“, но платените суми остават като минус и трябва да се върнат/сторнират отделно.
• Анулиране на сметка – занулява начисленията и плащанията, но не променя статуса на резервацията.

При платена резервация, която ще бъде анулирана, първо се анулира сметката, след това самата резервация, за да няма отрицателни салда. ‼️

Реактивиране ✅

Реактивиране означава възстановяване на вече анулирана резервация, за да може отново да се използва.

• • При реактивиране статусът автоматично се сменя от „Анулирана“ на „Непотвърдена“.
• Стаята и датите отново се заемат в календара, но само ако са свободни за този период. Ако вече са заети, трябва да се избере друга стая.
• Реактивиране на резервация (без връщане на пари при анулирането) – ако сметката е сторнирана като начисления, но плащането е оставено прихванато, при реактивиране салдото остава нула.
• Реактивиране на резервация (със сторно на плащането при анулирането) – ако парите са върнати, при реактивиране сметката е неплатена и трябва да се плати отново.
• Всички данни, гости, задължения и плащания, които са били записани преди анулирането, се запазват.
• В историята на резервацията се отбелязва кой и кога е извършил реактивирането.

Редакция на дневни цени

Таб „Дневни цени“ позволява преглед и промяна на цените и отстъпките за всяка нощувка от престоя по резервацията.

• Основни функции

1. Промяна на цена за целия престой

• Въвеждане на нова стойност в полето Цена и натискане на бутона Приложи цени ще актуализира цените на всички нощувки в престоя.

1. Прилагане на отстъпка (%)

• Въвеждане на процент в полето Отстъпка (%) и натискане на бутона Приложи % ще намали цената на нощувките с посочения процент. Видовете отстъпки може да разгледате в раздел „Тарифи-отстъпки“

1. Възстановяване на цени и отстъпки от тарифата

• Чрез бутона Възстанови цени и % от тарифа всички ръчно направени промени се отменят и цените се връщат към първоначалните, определени от избраната тарифа на резервацията.

1. Ръчна редакция на цени

• При ръчна редакция се попълва колона потребител спрямо лицето извършил редакцията
• Ако сменим ценоразписа или само цената в ценоразписа за съответния тип стая ръчната редакция ще се запази в тези условия

1. Премахване на сменени бординг планове

• С бутона Премахни сменени борд планове се възстановява първоначалният бординг план (тип изхранване), зададен в тарифата, като се премахват индивидуално направените промени по дни.

1. Дневен преглед на цените

• Таблицата в долната част показва за всяка дата:
• Ден и Стая
• Бординг план
• Услуга (нощувка)
• Количество, Цена и Отстъпка
• Потребител – кой е направил промяната