Скица

2.1. Скица

2.1.1. Описание

Скицата в Хотел Инфинити е един от основните визуални екрани за управление на стаите. Тя предоставя цялостен поглед върху заетостта, статуса и състоянието на стаите в реално време. Всяка стая се визуализира като квадратче със специфичен цвят и символи, които дават информация за текущата или предстояща резервация, за броя гости, както и за статуса „почистена/непочистена“ или „в ремонт“.

Скицата е изключително полезна за бърза ориентация на рецепционистите и персонала, тъй като позволява директни действия (настаняване, напускане, промяна на статус и др.) без да е необходимо да се влиза в подробната форма на резервацията.

2.2.2. Операции

Бързи бутони за почистване⚡

Всяка стая може бързо да бъде маркирана като почистена или непочистена директно от скицата.

• При десен клик върху стая се появява меню „Състояние на стаята“.
• От него може веднага да се смени статуса, без да е нужно да се отваря формата на резервацията.
• При потвърждение системата задава статуса и визуално обновява изгледа на стаята (червена маркировка за непочистена, когато стаята е почистена се маха отметката).

Това улеснява комуникацията между камериерки и рецепция, защото персоналът веднага вижда кои стаи са готови за настаняване.

Състояние на стая

При клик с ляв бутон върху стая се отваря детайлна форма „Състояние на стая“, която показва:

• Текуща резервация – информация за госта, броя нощувки, задължения и плащания, наличен баланс, както и бързи бутони за хотелска сметка и начисляване на услуги.
• Следваща резервация – показва кой гост предстои да бъде настанен, за колко дни и с какви условия.
• Статус на стаята – почистена или не, с възможност за промяна.
• Планирани ремонти – ако стаята е блокирана за ремонт или друга дейност, това се отбелязва тук.

От това меню могат да се извършват директни действия:

• Настаняване – ако има резервация за стаята.
• Напускане – когато гостите приключат престоя си.
• Начисляване на услуга – добавяне на допълнителни услуги (напр. паркинг, трансфер, SPA).
• Отваряне на хотелска сметка – за управление на плащанията.
• Когато няма текуща или бъдеща резервация

• Когато се очаква резервация на същия ден (за да се покаже на скицата като очаквана резервация тярбва да е планирана)

• Когато имаме текуща настанена резервация

Директно настаняване от скицата

Скицата позволява не само визуализация, но и директни действия.

• Ако стаята е свободна, в прозореца „Състояние на стая“ се показва бутон „Настаняване“.
• При натискане се създава нова резервация и гостът веднага се маркира като настанен в избраната стая.
• Това елиминира необходимостта първо да се въвежда резервация през календара или списъците.

Тази функционалност е особено полезна за хотели, които често приемат walk-in гости (без предварителна резервация).

Статус и планирани ремонти

Освен текущото състояние, от скицата могат да се задават и бъдещи статуси за стаите.

• При избор на „Статус и планирани ремонти“ се отваря форма, в която потребителят може да въведе:
• тип статус (например „в ремонт“, „блокирана“, „служебна“);
• период (от дата – до дата);
• коментар (напр. „смяна на климатик“, „ремонт на баня“).
• Записите остават в системата и се визуализират в скицата, за да знае рецепцията, че стаята няма да може да бъде резервирана в този период.

Така се постига координация между техническия персонал и рецепцията, а грешки като настаняване в стая „в ремонт“ се избягват.

Филтри

В скицата има възможност за филтриране на стаи, който позволява персонализиране на изгледа:

• Изглед на стаите
  • Всички – показва пълния списък със стаи.
  • Етажи – разделя стаите по етажи.
  • Карта – визуализация по карта на хотела.
• Тип стая – ограничава показването само до избран тип (например Апартамент, Студио, Двойна).
• Статус на стая – филтрира според състоянието (почистена, непочистена, в ремонт, заета).
• Характеристики на стая – филтър според специфики (тераса, гледка море, допълнително легло).
• Бутони „Филтрирай“ и „Изчисти“ – съответно прилагат избраните критерии или връщат пълния изглед на скицата.

Филтърът „Сгради“ в скицата позволява избор на конкретна сграда или хотелски обект, за който да се визуализира информация.

• При избор и потвърждение с OK скицата се зарежда само за съответната сграда.
• Ако има повече обекти (например основна сграда и вили), те могат да се управляват поотделно.
• Cancel затваря прозореца без промяна.

Накратко: филтърът служи за бързо превключване между различни сгради/обекти в хотела.

Допълнителни бележки:

• В скицата груповите резервации се отличават чрез малки квадратчета в рамките на стаята – визуален индикатор, че резервацията е част от група.
• Системата винаги показва актуалното състояние на стаите в реално време – промени в резервациите, плащания или статуси се обновяват автоматично.