Групова резервация

1.2. Групова резервация ‍‍‍

1.2.1. Описание

В Хотел Инфинити „Групова резервация“ представлява запис в системата, който обединява няколко индивидуални резервации с цел по-лесно управление и обща организация на престоя. Този тип резервация е подходящ за настаняване на туристически групи, фирмени събития, конференции, сватби и други организирани пътувания, при които е необходимо централизирано управление на множество гости и стаи.

Характеристики и управление:

• Всяка индивидуална резервация в груповата може да се управлява като самостоятелна – да се променят дати, стаи, тарифи, гости и начисления.
• Груповата резервация позволява централно управление на общите плащания и аванси, както и издаване на общи или индивидуални документи (фактури, хотелски сметки).
• Може да се създаде директно от екрана „Нова групова резервация“ или чрез добавяне на резервации от Календара на резервациите.
• Системата поддържа история на действията – всички промени в рамките на групата се записват.
• Възможно е прехвърляне на индивидуална резервация от групата в самостоятелен режим за отделно управление.

Кога се използва:

• При настаняване на повече от един гост с общо плащане или централизирана сметка.
• При резервации, които трябва да бъдат свързани в една обща структура за по-лесно управление.
• При групи с един договор и/или пакетни цени.

1.2.2. Операции

Създаване на групова резервация ➕

1. Създаване от бутон нова групова резервация
От главното меню – бутон„Нова групова резервация“ (раздел Хотел)

Този екран служи за въвеждане на началните параметри на групова резервация. Оттук се задават основните данни, които ще се приложат за всички индивидуални резервации в групата.

• Период и стаи
• Избор на период и условия

В горната част на екрана се задават параметрите, които важат по подразбиране за всички резервации в групата:

Чрез бутона „Отвори календар“ – при натискането на иконата с календар вляво от полето отваря таб „Календар“ в системата. В този изглед потребителят вижда заетостта на стаите по дати и може визуално да избере желаната дата за настаняване.

• Дата на пристигане – начална дата на престоя на групата.
• Нощувки – автоматично определя крайната дата при зададен брой нощувки.
• Дата на напускане – крайната дата на престоя (може да се коригира ръчно).
• Договор – при групови резервации често се използва предварително договорена ценова листа с туроператор, агенция или корпоративен клиент.
• Тарифа – определя ценовия план, който ще се приложи (напр. „Летни цени“).
• Възрастни – стандартен брой възрастни гости в стая.
• Деца – стандартен брой деца в стая.
• Изхранване – вид изхранване за престоя (RO – без изхранване, BB – нощувка + закуска и др.).
• Статус – начално състояние на груповата резервация (непотвърдена, потвърдена, опция и т.н.).
• Избор на стаи
• Чрез бутона „Покажи типове стаи“ системата показва списък с наличните типове стаи за избрания период.
• Потребителят може да избере колко броя от всеки тип стая ще бъдат резервирани.
• След потвърждение на избора, тези стаи стават част от груповата резервация.

Търсене – позволява филтриране на информацията във всички налични колони на таблицата, като се въвежда текст или стойност в полето за търсене.

Групиране по всички колони – позволява организиране на данните чрез влачене на заглавие на колона в областта за групиране, като по този начин редовете се подреждат по избрания критерий.

Най-често чрез drag & drop на заглавието на дадена колона в горна зона „плъзнете тук, за да групирате“.

• Гости в стаи
  Служи за разпределяне и управление на гостите по конкретни стаи в рамките на създаваната резервация. В горната част се вижда информация за резервацията – период на престой, статус на стаите (всички, очаквани, настанени), както и обща сума, брой възрастни и деца.
• Контактни данни
  „Контактни данни“ съдържа информация за лицето или организацията, към която е свързана резервацията.
• Информация за резервацията – показва периода, броя нощувки, тарифата, общата сума и информация за избраните стаи.
• Име – името на клиента.
• Фирма / партньор – свързване с фирма или туристически партньор от номенклатурата.
• Телефон и Email – данни за връзка.
• Забележка – свободно поле за вътрешни коментари или специфични изисквания на клиента.

Всички въведени данни се запазват в резервацията и могат да се използват за последваща комуникация или справки.

• Потвръждение
  Екранът „Потвърждение“ служи за финализиране на резервацията и съдържа обобщена информация:
• Информация за резервацията – период, брой нощувки, избрана тарифа, обща сума.
• Информация за стаите – списък с всички стаи, включени в резервацията, и броя гости във всяка от тях.
• Контактна информация – въведените данни за клиента (име, телефон, имейл, фирма/партньор).
• Забележка – свободно поле за коментари или специални изисквания.

Тук потребителят може да направи финална проверка на всички въведени данни, преди да потвърди резервацията.‼️

Предимства на груповата резервация:

• Спестява време при въвеждане на много резервации с еднакви условия.
• Лесно централизирано управление на целия престой.
• Гъвкавост – всяка резервация остава напълно независима за индивидуални корекции.
• Възможност за комбинирано фактуриране – групово или индивидуално.

2. Създаване от календар групова резервация

В календара позиционирайте курсора върху реда на желаната стая на началната дата, след което Задръжте левия бутон на мишката върху началната дата и плъзнете (drag) до крайната дата на престоя. Периодът ще се оцвети, показвайки избора ви.

• Щракнете с десния бутон на мишката върху маркирания период.
• От контекстното меню изберете „Нова групова резервация“.
• Системата ще отвори формата за Период и стаи, като вече са попълнени: начална и крайна дата;

Формата се отваря с попълнени дати и стая, като за избраната стая автоматично е зададен 1 брой за резервация. ⚠️
Можете да редактирате избраната стая или да добавите нови.

3. Създаване от канали (външни системи) групова резервация

Групова резервация може да постъпи автоматично от външни канали (Quendoo, HotelRunner, Booking Engine) с вече попълнени данни. Ако е необходима промяна, ръчната редакция се активира с бутона „Редактирай“, което спира автоматичните актуализации от канала, с изключение на плащания и анулирания.

Особености на груповите резервации:

• Индивидуално управление на резервациите в групата
  Всяка резервация в рамките на групата може да се отваря и редактира като стандартна индивидуална резервация. Това включва промяна на датите на престой, типа или номера на стаята, броя гости, тарифата, изхранването, както и добавянето или премахването на допълнителни услуги.
• Добавяне на нови стаи към групата
  При нужда могат да се добавят допълнителни стаи към вече съществуваща групова резервация. Новите стаи автоматично се свързват с групата, като се запазва общият код и връзката между резервациите.
• Конвертиране в индивидуална резервация
  Възможно е отделна резервация от групата да се отдели и да стане самостоятелна индивидуална резервация. Това е полезно, когато гостът реши да заплати или управлява своята резервация отделно.
• Гъвкаво управление на плащанията
  Системата позволява избор дали плащанията ще бъдат общи за цялата група или отделни за всяка резервация. Така може да се издаде една обща фактура за групата или отделни фактури за всеки гост.
• Възможности за анулиране
  Анулирането може да се извърши за цялата група наведнъж или само за определени резервации в нея. Това е особено удобно, когато част от гостите се отказват, а останалите запазват престоя си. Може да се анулира групова резервация също и само някоя от индивидуалната резервация в нея.
• История и проследимост
  Всички действия, извършени по груповата резервация – редакции, добавяния на стаи, анулирания, плащания – се записват в историята и могат да се прегледат по всяко време за пълна прозрачност.

Настаняване на групова резервация

В Хотел Инфинити няма автоматично групово настаняване на всички подрезервации наведнъж.
Всяка резервация в рамките на групата трябва да се настани поотделно чрез стандартния процес за индивидуална резервация.

• От формата на подрезервацията – чрез бутона „Настаняване“.
• Директно от календара – като се избере конкретната подрезервация и се използва опцията „Настаняване“ от контекстното меню.
• При директно настаняване от календара може да се създаде и нова подрезервация, която веднага се настанява.
• Ограничения
• Ако подрезервацията няма избрана стая, настаняване не е възможно – първо трябва да се планира конкретна стая от същия тип. ‼️
• Преместване на гости между стаи в групова резервация също се извършва индивидуално за всяка подрезервация.

Преместване на групова резервация ‍➡️

В Хотел Инфинити преместването на гости от една стая в друга в рамките на групова резервация се извършва само индивидуално – за всяка подрезервация поотделно. Няма автоматично групово преместване на всички резервации в групата.

• Преместването може да се извърши по два начина:
• От формата на подрезервацията – чрез бутона „Премести“.
• Директно от календара – с влачене на резервацията (drag & drop) върху новата стая и потвърждение на промяната.
• Ограничения и правила
• Новата стая трябва да е от същия тип или да отговаря на изискванията на тарифата и капацитета на резервацията.
• Ако резервацията е настанена, преместването се отразява веднага в календара и в картата на госта.
• При преместване в рамките на деня не се променя датата на настаняване или напускане, освен ако не се коригират ръчно.
• Преместването на няколко подрезервации в групата се прави една по една.

Напускане

Напускането в групова резервация също се извършва само индивидуално – всяка подрезервация трябва да бъде напусната отделно.
Няма автоматично групово освобождаване на всички стаи в групата.

Напускането може да се извърши по два начина:

• От формата на подрезервацията – чрез бутона „Напускане“.
• Директно от календара – с избор на резервацията и използване на същия бутон от контекстното меню.

Особености при напускане:

• При напускане статусът на подрезервацията се променя на „Напусната“, а стаята се освобождава в календара.
• Ако има начисления по сметката, които не са платени, системата може да покаже предупреждение.
• Напускането автоматично се отразява в справките за заетост и в системата ЕСТИ.
• Напускането на няколко подрезервации в групата се прави поотделно, в реда, в който реално гостите напускат.

Анулиране на групова резервация ❌

Анулирането на групова резервация в Хотел Инфинити се извършва само чрез бутона „Анулиране“ във формата на груповата резервация.

⚠️ Важно:

• • Анулирането се отразява върху всички индивидуални резервации, включени в групата.
  • Всяка подрезервация преминава в статус „Анулирана“ със съответните последици за заетост, начисления и плащания.
  • Ако е необходимо да се анулира само една или няколко резервации от групата, това се прави през формата на съответната индивидуална резервация, без да се засяга цялата група.

    Условия за анулиране:

• Позволено е анулиране в първия ден на настаняването, но само ако не е минала първата нощувка за съответната подрезервация.
• При групи това условие се проверява отделно за всяка стая. Ако някои вече са преспали една нощ, те не могат да бъдат анулирани автоматично чрез груповата операция.

 

• Ненастанена и без плащания
• Резервацията се маркира като „Анулирана“.
• Всички начисления се зануляват.
• Стаята се освобождава в календара.
• Ненастанена с аванс
• Системата спира анулирането и показва съобщение, че има неусвоен депозит.
• Трябва да се направи сторно или прехвърляне на аванса.
• След това анулирането е възможно.
• Ненастанена с платена сметка
• Анулирането е възможно, но системата оставя отрицателно салдо (минус).
• Минусът означава, че клиентът има да получава пари обратно.
• Необходимо е да се направи връщане на сумата.
• Настанена, но не е минала първата нощувка
• Може да се анулира, но важат същите правила за аванс/платена сметка.
• Специален случай при анулиране на групова резервация с настъпили нощувки
  В Хотел Инфинити, ако груповата резервация съдържа както ненастанени подрезервации, така и подрезервации, които вече са настанени и имат изминала поне една нощувка, системата при опит за анулиране:
• Позволява операцията – но само за тези подрезервации, които отговарят на условията за анулиране (ненастанени или настанени, но без изминала първа нощувка).
• Не анулира подрезервации, при които вече е минала първата нощувка.
• Извежда предупредително съобщение:

„Ще бъде анулирана груповата резервация и всички резервации от нея, които не са настанени – сигурни ли сте?„
Това ясно информира потребителя, че не всички резервации в групата ще бъдат засегнати.

Ключови бележки:

• Анулиране на групова резервация = анулиране на всички подрезервации, които отговарят на условията, с едно действие.
• Ако дори една подрезервация е платена и не е сторнирана, при анулиране ще остане минус в сметката ѝ.
• В историята на груповата резервация и на всяка подрезервация се записва кой е направил анулирането и кога.
• Анулирането на сметка и анулирането на резервация са отделни действия – за да се избегнат минуси, първо се прави сторно на сметките, после се анулират резервациите.

Реактивиране на групова резервация ✅

Реактивирането на групова резервация означава връщане на вече анулирана група в активен режим, за да може отново да се използва.

Как работи❓

• Статусът на групата автоматично се променя от „Анулирана“ на „Непотвърдена“.
• Всички подрезервации също преминават в „Непотвърдена“, освен ако в календара няма свободна стая за първоначалните дати.
• Ако за дадена подрезервация стаята вече е заета, е необходимо ръчно да се избере друга стая.

Допълнително:

• Всички данни за гости, начисления и плащания преди анулирането се запазват.
• В историята се отбелязва потребителят и датата/часът на реактивирането – както в груповата резервация, така и във всяка подрезервация.

Бележка:
Груповото управление е удобно за операции, които засягат повече от една резервация с еднакви условия, докато индивидуалното управление дава пълен контрол при специфични разлики между резервациите.