Документи

1.5. Документи

1.5.1. Описание

В Хотел Инфинити при постъпила резервация системата автоматично управлява генерирането на заявки и стокови документи според вида на задълженията:

• Основните задължения (нощувките) – при създаване на резервация се генерира една заявка за целия престой. При промени в дати, брой гости или тарифи тази заявка се обновява, а не се създава нова. След плащане по тези задължения системата автоматично издава стоков документ (фактура, хотелска сметка и др.).
• Допълнителните услуги (минибар, паркинг, СПА и др.) – при добавяне в сметката не минават през заявка, а директно се създава стоков документ към сметката.
• Корекция на документи

Ако клиента желае да промени данните на документа достъпва списък Сметки и фактури, избира съответния документ и чрез десен бутон клика върху Коригиране на данни

1.5.2. Видове документи

Заявка 

• Генерира се автоматично при основни задължения (нощувки) при създаване на резервация. При промени в дати, брой гости или тарифи тази заявка се обновява, а не се създава нова. Визуализира се в хотелската сметка.

Операция: Хотел -> При създаване на резервация

Хотелска сметка 

• Отчетен документ за нощувки и услуги, генерира се след разплащане. Има предоставена бланка на български и английски.

Операция: Резервация -> Сметки и услуги -> Хотелска сметка -> Плащане -> Тип на документа -> Хотелска сметка

Сторно хотелска сметка 

В хотел инфинити хотелска сметка се сторнира чрез промяна на първичните данни на резервацията. Сторниране означава връщане на парична стойност на клиента, което може да се дължи на промяна на цени или намаляване на броя услуги.

• Примерен сценарий – редакция на цени (нощувки)

1. Създаваме резервация за 3 нощувки и системата автоматично начислява сумата според избраната тарифа.
2. Плащаме задълженията по резервацията – сметката става изцяло платена.
3. В последствие възниква проблем (например неработещ климатик) и хотелът решава да предостави отстъпка.
4. За целта отваряме таб „Дневни цени“ в резервацията и ръчно намаляваме цените за нощувките (въвеждаме нова стойност или процент отстъпка).
5. След промяната в хотелската сметка автоматично се изчислява новата сума. Понеже вече е направено пълно плащане, системата показва, че има надплатена разлика, която трябва да се върне на госта.

1. За да върнем сумата, натискаме бутона „Плащане“ избираме тип документ хотелска сметка извършваме операция за връщане/сторно на надплатената част.

• Примерен сценарий – редакция на брой (нощувки и услуги)

1. Създаваме резервация за 5 нощувки, към която добавяме и услуга Трансфер.
2. Издаваме хотелска сметка и плащаме сметката напълно.
3. След третата нощувка гостът решава да си тръгне по-рано и използва само 3 нощувки, а също така иска да отпадне услугата Трансфер.
4. В системата редактираме резервацията:

• намаляваме броя нощувки от 5 на 3;
• премахваме услугата Трансфер
  (допълнителни услуги -> начислени услуги -> избиране на услугата -> премахни).

1. Хотелската сметка се преизчислява и показва, че има надплатена сума

(2 нощувки + 1 трансфер).

1. За да върнем сумата, натискаме бутона „Плащане“ избираме тип документ хотелска сметка извършваме операция за връщане/сторно на надплатената част.

Операции:

1. Форма за резервация -> Сметки и услуги -> Хотелска сметка -> посочените примери(редакция цени/брой основни услуги) -> Създаване на документ(сторно хотелска сметка)

2. Сметки и плащания -> Аванси -> Десен бутон върху аванс -> Възстановяване -> Създаване на документ (бутон „Запис“)

Анулирана хотелска сметка 

• Премахва от отчетността вече издадена хотелска сметка, без да се прави нов документ. Използва се, когато сметката е създадена по грешка или не е трябвало да бъде издавана.

Операция: Сметки и фактури-> Избираме хотелска сметка -> Десен бутон – > Анулиране

Анулирано сторно хотелска сметка 

• Обезсилва вече издаден сторно-документ към хотелска сметка се отменя и престава да действа. С други думи, сторното се „връща назад“ и сметката отново се счита за активна с първоначалните си начисления, все едно сторно никога не е било правено.

Операция: Сметки и фактури-> Избираме сторно хотелска сметка -> Десен бутон – > Анулиране

Фактура 

• Официален данъчен документ за нощувки и услуги, издаден на клиент или фирма (Задължително трябва да се избере партньор!)

 

Операция: Резервация -> Сметки и услуги -> Фактура -> Плащане -> Тип на документа -> Фактура

Кредитно известие 

• Документ, който намалява или занулява сумата по вече издадена фактура. Използва се при връщане на пари, отстъпки или корекция на начисления. В случай, че сме върнали(цялостно или частично) платена сметка с тип отчетен документ ‘фактура’.
• Създаване на документ кредитно известие:
• Примерен сценарий – редакция на цени (нощувки)

1. Създаваме резервация за 7 нощувки, като системата автоматично начислява сумата според избраната тарифа.
2. Издаваме фактура за целия престой и клиентът заплаща пълната стойност.
   

1. В последствие възниква проблем (например неработещ телевизор) и хотелът решава да предостави отстъпка за останалия престой.
2. За целта отваряме таб „Дневни цени“ в резервацията и ръчно намаляваме цените за нощувките (въвеждаме нова стойност или процент отстъпка).
3. Понеже вече има издадена фактура, системата не може да я промени – вместо това се създава кредитно известие за стойността.
4. За да върнем сумата, натискаме бутона „Плащане“ избираме тип фактура.
5. Кредитното известие служи като официален документ, който коригира първоначалната фактура и е основание за връщане на сумата.

• Примерен сценарий – редакция на брой (нощувки и услуги)

1. Създаваме резервация за 4 нощувки и добавяме услугите спа, такса куче и билярд.
2. Издаваме фактура за целия престой + услугата и клиентът плаща пълната сума.
   
   1. След първия ден гостът иска да бъде премахнат услуга спа и да се намали престоя с една нощувка.
   2. В системата редактираме резервацията:

• намаляваме с една нощувка ;
• премахваме услугата СПА
  (допълнителни услуги -> начислени услуги -> избиране на услугата -> премахни)
  1. Сметката се преизчислява и показва, че има надплатена сума.
     
  2. Тъй като вече е издадена фактура, системата не може да я промени директно – избираме тип фактура при плащане на разликата и се генерира кредитно известие за стойността на разликата.
     
  3. Кредитното известие намалява първоначалната фактура и е официален документ за връщането или прихващането на сумата.

Операции:
1. Форма за резервация -> Сметки и услуги -> Фактура -> посочените примери(редакция цени/брой основни услуги) -> Създаване на документ(кредитно известие)

2. Сметки и плащания -> Аванси -> Десен бутон върху аванс -> Възстановяване -> Запис (ако типа на документа аванс е фактура)

Разликата е, че при хотелска сметка се прави сторно, а при фактура – задължително се издава кредитно известие.

Анулиране фактура 

• Обезсилва вече издадена фактура, когато е създадена по грешка или продажбата е отменена. След анулирането фактурата няма правна стойност. Анулирането е със знак 0, което означава, че не се връща парична стойност на клиента.

Операция: Сметки и фактури-> Избираме Фактура -> Десен бутон – > Анулиране

Анулиране кредитно известие 

• Обезсилва вече издадено кредитно известие, когато то е било създадено погрешно или не е било необходимо, връщайки фактурата в първоначалния ѝ вид. Операция: Сметки и фактури-> Избираме кредитно известие -> Десен бутон – > Анулиране